“宽带商务”办公自动化系统产品手册

合强ASP协同办公系统

第一章 概述

合强ASP协同办公系统是合强公司基于多年来为企业开发办公自动化软件的丰富经验，专门针对中小企业的办公自动化需求和ASP模式开发的软件系统。在ASP模式中，运营商负责建设高质量的硬件平台、软件平台和互联网接入，将合强ASP协同办公系统运行起来，通过互联网为企业用户提供协同办公应用服务，并负责系统的日常维护。企业只须向运营商租用帐户，通过互联网接入系统即可使用合强ASP协同办公系统，实现协同办公和移动办公，在系统中每家企业的数据是独立保存，并由系统中的备份设备定时进行数据备份，保障企业数据的安全。

1．1 系统功能

合强ASP协同办公系统主要为企业实现以下四个方面的自动化：1、内部通信自动化 2、信息发布自动化 3、工作流转自动化 4、文件和知识管理自动化。系统的主要功能如下：

内部通讯
在线短信	可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时信息传送和留言。
电子邮件	使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复、转发等。
信息发布
电子公告	电子公告用于单位内部重要信息的发布，如公告、通知、表彰、批评等。
在线新闻	在线新闻可用于单位内、外部新闻的发布。
电子论坛	为单位内部提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。
工作流转
网上审批	网上办理单位内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。
工作监控	领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并可进行催办。
内置一套常用表单	提供一套企业日常管理应用所需要的表单格式。
流程自定义	可方便地定义出本单位的各项审批、签核、请示报告等工作流程。定义项目丰富，可很好地满足单位中各种工作处理的需要，流程一经定制完成，即可反复应用于日常办公之中。
文件和知识管理
文件管理	文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制；并提供快捷的检索工具。系统可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目，在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置，实现了文件的层次化管理。
文件中可包含附件	文件中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的附件。
访问权限控制	针对文件库、文件夹提供多重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全，各单位可根据自身需要有效地规划访问控制体系。文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。
基础功能
日程安排	提供个人日程安排、日程信息共享和日程提醒等功能，
常用意见	可以建立常用意见，为日常办公中的意见填写提供方便
组织机构	设置本单位的组织机构，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。

1.2 系统自定义项

自定义项	内容	定义人
单位Logo	在“系统管理”中，点击“上传Logo”按钮，可上传本单位的Logo图片，Logo显示在用户界面左上角。	系统管理员
组织机构	设置本单位的组织机构，包括：部门、岗位和职员，组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。	系统管理员
表单	系统提供了一套日常管理应用所需要的表单格式，在流程定制中可选择合适的表单格式，满足工作流转的需要。	内置
流程	在“流程定制”中，可以定义出本单位的各项工作流程。流程定义选项丰富，系统管理员应充分理解这些选项的含义，灵活应用选项，即可很好地定义出满足各种工作处理需要的流程。	系统管理员
文件库	可以根据需要由系统管理员创建文件库。文件库分为“只读库”和“可编辑库”。文件库的管理者由系统管理员设定，文件库中的其它权限（编辑者、作者和读者）则由文件库管理者设定。	系统管理员， 文件库的管理者
文件库中的文件夹	文件库中的文件夹则由文件库的管理者或上级文件夹的管理者建立，文件夹可以多级设置。	文件库的管理者，上级文件夹的管理者
电子公告的发布人	由系统管理员设置，发布人可以发布公告。	系统管理员
在线新闻的发布人	由系统管理员设置，发布人可以发布新闻。	系统管理员
电子论坛的版块和版主	由系统管理员进行版块设置，版块设置时指定版主负责该版块内容的维护。	系统管理员
常用意见	在“数据字典”中，系统管理员可以建立全体人员使用的常用意见，普通使用人员可以建立私有的和共享的常用意见。常用意见在“填写意见”时可直接调用。	系统管理员，普通使用人员

1.3 开始使用合强ASP协同办公系统

1、租用帐户

用户单位向运营商租用合强ASP协同办公系统的帐户，运营商将向用户提供如下内容：

（1）、登录地址；

（2）、用户单位的帐户名；

（3）、用户单位系统管理员的登录名和初始密码；

（4）、用户手册。

2、帐户初始化

用户单位系统管理员首先要对帐户进行初始化，包括：注册本单位的全体使用人员、设置组织机构、定义工作流程、建立文件管理体系等。其次，将注册的用户登录名和初始密码分发给单位中全体使用人员，并告知帐户的相应设置。

备注：如果运营商在管理平台提供了用户注册功能，管理员就必须在平台中注册单位的所有用户。设置组织机构时，使用“导入”按钮，将平台中已注册用户导入到合强ASP协同办公系统。

3、登录系统

用户单位的使用人员，采用浏览器访问合强ASP协同办公系统，使用系统管理员提供的帐户名、登录名和初始密码登录到本单位的办公帐户，登录后应及时更改本人的登录密码。使用人员应了解本单位办公帐户中的设置，这样就可以开始进行协同办公。

图1-1 主界面

客户端要求： 1、 IE 5.0或以上版本的浏览器； 2、 建议屏幕分辨率设置为1024×768，颜色设置为16位以上真彩色。

第二章 系统自定义

在正式使用之前，需要由用户单位系统管理员对帐户进行初始化，包括：使用人员注册、设置组织机构、定义工作流程、建立文件管理体系等，定义出满足本单位需求的协同办公环境。在使用中，系统管理员还可以随时调整系统中的设置。

2.1 设置组织机构

设置组织机构是初始化工作的第一步，组织机构是进行工作管理和权限分配的基础。组织机构由部门、岗位和职员组成树状结构，部门支持多级设置，职员支持一人多岗设置。单位中部门和岗位的增加、调整或撤消，人员的调入、升迁、调职或离职，均可通过系统的“组织机构”模块灵活地进行调整，以保持系统的一致性。

系统管理员登陆系统后，在主界面单击“组织机构”开始组织机构的设置。管理员可以对部门、岗位和职员进行“新增”、“删除”和“编辑”。使用人员可以查看组织机构中的信息，还可以修改自己的电话、手机、备注等信息。

图2-1 组织机构

1、部门设置

点击“新增部门”按钮，输入部门名称、部门序号、电话、传真、E-mail、部门描述等信息，点击“上级部门”选择上级部门名称，完成后点击“保存”保存部门信息，也可以点击“下一个”继续输入下一个部门。

2、岗位设置

点击“新增岗位”，输入岗位名称、岗位序号、岗位描述等信息，点击“所属部门”选择该岗位所在部门，点击“保存”保存岗位信息，也可以点击“下一个”继续输入下一个岗位。

3、人员组织

点击“新增职员”，输入姓名、登陆名、初始密码、电话、手机、邮箱最大空间、备注等信息，点击“岗位”选择该职员所在的岗位；点击“保存”保存职员信息，也可以点击“下一个”继续输入下一个职员信息。

备注：如果运营商的管理平台提供了用户注册功能，管理员必须在平台中先注册单位的所有用户。“新增职员”时，登陆名不能输入，按“导入”按钮，弹出已在平台中注册的用户，选择该职员对应的用户，按“确定”，这时就会把该用户从平台中导入。

2.2 了解表单

表单是日常办公文件的格式（就像传统办公方式中的各种表格），是系统中显示和存储文件的格式。表单由基本结构和内容区两部分组成，基本结构包含：表格线、标签和超链接，内容区包含各个文档域，这些文档域用来填写内容，文档域按填写内容的方式分为：新建时自动填写、可编辑、计算产生和流转中自动填写。

表单的组成
基本结构	表格线	用于表单布局，划分表单空间。
	标签	用于提示和说明的文字。
	超链接	用于帮助选择输入内容；如：弹出组织机构，选择人员；“超链接”在表单中显示为蓝色文字。
内容区	新建时自动填写的域	创建文档时，自动将相关信息填写到域中，如：创建人的姓名、部门和创建日期等。
	可编辑域	由具有文档编辑权限的办理人编辑输入内容；或使用超链接或按钮选择输入内容，如：从组织机构中选择、从日历中选择、单选框、复选框和下拉框等。
	计算产生的域	由其它域的数值计算产生。
	流转中自动填写的域	流转中自动填入办理人的部门、姓名、办理时间或办理意见。

系统内置一套企业管理常用的表单, 主要表单有：

◎ 请示报告单 ◎ 费用申请单

◎ 采购申请单 ◎ 出差申请单

◎ 宴客申请单 ◎ 报销单